Рассказывают руководители административных служб компаний
Материал подготовлен по итогам круглого стола для административных директоров"Мобильный офис: развитие корпоративной мобильности", организованного компанией Loftice.
Елена Рейзентул
Административный директор "Yandex. Деньги"
"В условиях очень конкурентного рынка в IT-отрасли одна из главных задач - привлечение высококлассных специалистов, программистов и инженеров. Уровень зарплаты для них не является решающим фактором в выборе работодателя, поэтому компании ищут дополнительные мотивации. Возможность работать удаленно - одна из них. В компании "Яндекс" мы предлагаем сотрудникам самостоятельно выбирать рабочий график и обеспечиваем техническую поддержку удаленной работы (за исключением такой опции, как переадресация рабочей почты на личную). Эффективность сотрудников оценивается в нашей компании по результатам работы, а не по времени присутствия в офисе. При этом договоры заключаются в соответствии с ТК, и каждый сотрудник в офисе имеет закрепленное рабочее место.
Что требуется от сотрудников взамен такого доверия со стороны работодателя? В "Яндексе" существует внутренний портал Staff, где у каждого есть персональное расписание, и если сотрудник работает удаленно, то он должен поставить в своем расписании соответствующую пометку, уведомить, где находится, и быть на связи. В "Яндекс. Деньги", где штатных сотрудников меньше, чем в "Яндексе", создана общая рассылка OUT, которая работает по тому же принципу, что и портал Staff".
Елена Сопова
Руководитель отдела по обслуживанию офисов в России и СНГ, Hewlett Packard
"Глобальная инициатива использования мобильных рабочих мест в HP внедрена в США в начале 2000-х, в Россию она пришла после 2005 года. Задача компании - использовать офисное пространство на 90%. Планка очень высока. Что же мы делаем для ее достижения. Офисы HP работают в режиме 24/7, что гарантирует круглосуточную техническую поддержку Клиентам.
Особое место занимают общественные зоны, у каждой есть свое предназначение. Помимо стандартных переговорных существуют quiet areas и focus rooms - помещения, где можно сконцентрироваться на работе; touchdown spaces и open team areas созданы для спонтанных собраний; Наlo Room - переговорная для видеоконференций и презентаций с эффектом присутствия, а так же print stations, оборудованные оргтехникой (причем факс или отсканированный документ может быть отправлен из этой зоны на любой компьютер, который подсоединен к корпоративной сети HP в мире); e-club - кофе-зона как с высокими барными, так и с обычными столами и стульями, которая оборудована таким образом, чтобы при желании здесь также можно было бы поработать.
В HP регулярно проводится оценка мобильности сотрудников, то есть мы выясняем, какое место подходит конкретно данному человеку в соответствии с кругом его обязанностей и особенностей работы (алгоритм см. выше - прим. OfficeNEXT). Все рабочие места мы делим на группы: mobile office, dedicated office (закрепленные места, например, для бухгалтерии), telework или non-office site (работа не в офисе, а на территории клиентов, например, у инженеров технической поддержки, или в ЦОДах, лабораториях и т.д.). Сегодня в нашем офисе закрепленных и мобильных мест примерно поровну, мы стремимся, чтобы мобильных мест стало 70%.
Для того чтобы мобильный офис работал эффективно необходимы инструменты, помогающие контролировать оптимальное использование рабочих мест. Таким контролем служит и маркировка столов (в HP закрепленные места маркируются красным цветом, мобильные - зеленым), и внедрение внутренних правил и протоколов по использованию офисного пространства (система бронирования конференц-комнат, политика "чистого стола" и пр.), и информационные постеры. Также в HP проводится ежегодное исследование Utilization Study, основной целью которого является выявление реальных показателей использования всех рабочих мест, мест общего пользования и даже парковки. На основе этого исследования принимаются решения о возможном расширении или уменьшении офисного пространства или же вносятся предложения по оптимизации использования офиса».
Какую выгоду может извлечь компания из мобильного офиса?
К этому списку можно добавить:
- Оптимизацию использования парковочных мест
- Экономию средств на организацию питания.
Мария Шарапова
Административный менеджер Johnson & Johnson
"Мобильный офис - это возможность эффективных перепланировок с сохранением комфортных условий работы для сотрудников. Подчас созданию такого гибкого и уютного пространства мешают некоторые мебельные решения.
Рассмотрим примеры:
Не стоит выбирать столы, скрепляющиеся между собой одной ножкой - раздвинуть их не представляется возможным.
Из-за того что мебель не мобильна приходится организовывать новые рабочие места, занимая удобные свободные пространства между столами, ограничивая тем самым возможность перемещения сотрудников вокруг рабочих зон.
Системы хранения в виде приставных сдвоенных тумб к рабочим столам тоже ограничивают возможности быстрой перепланировки помещения".
Михаил Козлов
Начальник отдела администрирования и сопровождения IT систем, Инфосистемы Джет
"Мобильный офис - это комплексное решение, состоящее из набора мобильных устройств и программного обеспечения, благодаря которому сотрудник на выезде сохраняет возможность легко и просто работать с корпоративными данными своей компании. При выборе устройств и ПО для сотрудников мобильных офисов, стоит уделить особое внимание таким критериям как простота использования, удобство ввода/вывода информации, стоимости оборудования и лицензий ПО, информационной безопасности, а так же возможности удаленного управления."