Agile-офисы требуют культуры доверия

Agile-офисы требуют культуры доверия. Дизайн офиса: интерьеры, материалы, мебель, акустика. Коворкинги. БЦ.

Теему Нурминен, генеральный директор Kinnarps в России, о новом поколении людей и новых офисных пространствах.

Американский ученый Дэниэл Пинк в ходе своих исследований выяснил, что около 65% топ-менеджеров считает размер заработной платы главным мотиватором роста и развития для молодых сотрудников. Но с ним согласны всего лишь 18% (!) самих сотрудников. Корпоративная жизнь за последние несколько лет изменилась так сильно, что не все руководители поспевают за ними: одни по-прежнему рассаживают персонал по кабинетам, другие – настойчиво требуют работать от звонка до звонка. Но развитие технологий, изменение мышления и приоритетов, выход на авансцену людей нового поколения требуют от корпораций гибкости как в коммуникациях с членами команды, так и в организации офисного пространства. По-другому сегодня просто не получится работать эффективно. В этом уверен Теему Нурминен, генеральный директор Kinnarps в России.

- Что такое в принципе «хороший офис»? И как можно измерить его качество, учитывая, что у людей очень разные потребности?

Теему Нирминен: Когда говорят об офисном комфорте, чаще всего имеют в виду именно пространство. Но, с моей точки зрения, это гораздо более широкое понятие. В новой «экономике мышления» мотивация сотрудников становится ключевым фактором успеха бизнеса. При этом, по данным исследования компании BlessingWhite, лишь чуть больше 30% всех наемных сотрудников чувствуют себя в офисе мотивированными и увлеченными. И совершенно очевидно, что причина здесь не только в креслах и офисной планировке.

В новых условиях возможность развиваться, вносить вклад в благосостояние всего общества, интерес и увлеченность — превалируют над материальной составляющей. И с этой позиции понятие «хороший офис» будет складываться из большого количества самых разных факторов — удобного, эргономичного пространства, возможности реализовывать свои идеи и быть относительно свободным в принятии решений, ощущения заботы и поддержки со стороны топ-менеджмента, доверия со стороны коллег и руководства и так далее. Безусловно, новые ценности и приоритеты влияют на офисное пространство, делают его более живым, гибким и адаптивным, но интерьер – лишь следствие важных ментальных перемен, с которыми мы сегодня имеем дело.

- А насколько сильно меняются сегодня алгоритмы и методы работы, требующие изменения офисного пространства?

Т.М.: Не так давно компания Microsoft проводила семинар, на котором было сказано, что в течение следующих 5 лет нам понадобится значительно больше пространства для коллабораций. Текущая работа действительно требует от нас все большего сплочения, коммуникаций с другими сотрудниками. Почему так происходит?

Рутинную, повторяющуюся работу мы сумели автоматизировать и отдать ее на откуп роботам, в отличие от сложных задач, где принятие решений требует совместных интеллектуальных усилий. Более того, сегодня для эффективного решения любой задачи нужны специалисты из разных областей, именно поэтому создание проектных команд в последнее время стало «хорошим тоном» корпоративного управления. Но с развитием интернета подобные коммуникации наладить несложно, и проектные группы могут составляться из экспертов разных компаний, континентов, областей деятельности.

Знание, опыт, бесспорно, остаются ценным ресурсом, но особенную роль приобретает умение объединять опыт, концепции и идеи, чтобы целое было значительно больше его частей. Это отражается и в офисном интерьере – чтобы коммуникации свободно текли по офису и за его пределы, работодатели должны создавать для этого особые условия: появляются зоны для совместного времяпрепровождения, отделы перемешиваются между собой, поощряется работа в самых разных офисных зонах, а также общение вне рабочих мест.

- Развитие интернета и технологий, о котором вы упомянули, также накладывает серьезный отпечаток на офисные пространства. А также видоизменяет формат доверия и контроля, который должен быть на качественно ином уровне, если сотрудники работают дистанционно…

Т.Н.: Все верно. По данным того-же Microsoft, к 2020 году около 75% работников в мире будут мобильными. Техника, которую мы носим сейчас в кармане, способна вмещать в себя целый офис. Это значит, что по сути мы можем трудится в любой точке земного шара, будучи не привязанными к конкретному месту реализации задач. Это не значит, что офисы исчезнут за ненадобностью – нам по-прежнему будут нужны точки пересечения с компанией, та же коллаборация будет требовать от своих участников оффлайн-общения и живой энергии. Но в целом, люди значительно чаще, чем теперь будут работать в удаленном формате.

Это, в свою очередь, означает, что система незакрепленных рабочих мест, скайп-переговорные и конференц-комнаты будут еще более популярными, чем сегодня.

Как вы верно отметили, дистанционный формат работы потребует от всех нас качественно другой культуры доверия. Но уже сейчас исследования показывают, что люди работают более мотивированно и продуктивно, когда им доверяют – даже если речь идет о дистанционном формате работы. И, напротив, могут прямо в офисе раскладывать онлайн-пасьянс, если чувствуют чрезмерный уровень контроля.

- Можно ли эти изменения, которые сегодня происходят, связывать с поколенческими особенностями? Или это эволюционный процесс, затрагивающий всех и каждого?

Т.Н.: Какие-то изменения рабочей среды, безусловно, можно связывать с поколениями Y и Z. Например, согласно опросу, проведенному компанией PWC среди молодежи США (PWC Survey: Millenials at work), 86% молодых специалистов готовы сменить место работы, если текущий работодатель недостаточно ответственно относится к окружающей среде. Это значит, что в будущем все больше офисов будут «зелеными» — отвечающими определенным требованиям.

Молодое поколение в принципе, щепетильнее относится к интерьеру, в котором работает. В то же самое время, сегодня при создании офисов многие работодатели стараются учитывать тот факт, что в одном пространстве единовременно может находится до пяти разных поколений. В европейских странах сегодня эксперты говорят о том, что культура заботы о собственном здоровье, развитие медицины, а также повышение пенсионного возраста уже приводят к тому, что люди, достигшие возраста 60 лет и больше, будут цениться так же, как и их более молодые коллеги — а то и выше. Ведь в век «экономики мышления» физические возможности отходят на задний план, уступая место умению мыслить, анализировать и придумывать что-то новое. Например, компания Volkswagen зовет своих сотрудников, вышедших на пенсию, обратно в компанию, понимая, что долгие годы работы в компании вывели их на новый уровень ее понимания, осмысления. Эти люди, по ожиданиям Volkswagen, могут становиться менторами для нового поколения сотрудников, делая их настоящими последователями бренда.

Не веский ли это повод уже сейчас задуматься над тем, какими должны быть рабочие места, общие зоны и места для отдыха? Понятно, что представители старших возрастных групп предъявляют более высокие требования к физической среде — удобству мебели, освещению, акустике и так далее. С возрастом становится труднее концентрироваться, так что в офисах потребуются обособленные рабочие места, оберегающие сотрудника от внешних раздражителей.

- А какие требования предъявляет своей работе молодое поколение?

Т.Н.: Недавно в Европе было проведено исследование, в котором как раз молодых людей спрашивали, что является наиболее важным для них в работе. Ранжирование ответов было примерно следующим: на первом месте была возможность карьерного роста, на втором – ощущение важности работы, ее «заметность». На третьем месте стояла располагающая офисная атмосфера/обстановка. На четвертом - правильное соотношение работы и личной жизни. И только на пятом месте была заработная плата. Зарплата становится все менее и менее важным фактором с точки зрения мотивации для молодых людей. Но возможно, причина здесь в том, что работа хорошо образованных людей априори хорошо оплачивается (улыбается – Прим. Ред). Молодое поколение очень мобильно, и в принципе, война за таланты сегодня становится интернациональной: человек из Москвы может легко отправиться в Нью-Йорк, если ему предложили интересные задачи и условия труда.

- Если свести воедино все то, о чем вы говорили выше, складывается ощущение, что современный офис должен уметь сочетать в себе несочетаемое, располагать невероятным количеством самых разных пространств, чтобы учесть интересы всех и каждого.

Т.Н.: Думаю, что слово diversity (в пер. с англ. «разнообразие – Прим.ред), должно характеризовать современный Agile-офис. Когда мы смотрим на некогда популярный open space, мы видим одинаковые рабочие места для всех и каждого. При этом, если задуматься – у каждого человека свой функционал, свои задачи и рабочие привычки. Кто-то умеет сосредоточится в гудящем офисе, кто-то сходит от этого с ума и ищет тишины. Разве можно все процессы осуществлять в унифицированном пространстве. Нет! Подумайте о своей квартире или доме. Для каждой комнаты у вас предусмотрен определенный функционал. Вы спите в спальне, но вы там не готовите. Вы едите на кухне, но не спите там, если, конечно, накануне не было отвязной вечеринки. В гостиной вы встречаетесь со своей семьей и смотрите телевизор. То есть в частной жизни у нас понятное зонирование и правильные варианты использования тех или иных зон. Почему же в офисе вы вдруг начинаете загонять себя в рамки довольно странных правил, используя для выполнения очень разных задач фактически одно рабочее место. Как сделать там, чтобы люди вели себя естественно и в рабочей среде.

Во-первых, и в главных, мы предлагаем компаниям избавиться от неэффективного и неработающего метража. Согласно нашим исследованиям в европейских офисах в течение дня пустует около 50% рабочих мест – это и есть тот резерв, который можно смело отдать под проектирование самых разнообразных зон, отвечающих различным офисным функциям. Уже сегодня в офисах все чаще появляются зоны отдыха, пространства для неформальных переговоров, комнаты для сосредоточенной работы, библиотеки, проджект-румы, креативные зоны, телефонные будки и т.д. Получается, что в процессе работы сотрудник может мигрировать из одного пространства в другое, в зависимости от текущих задач – и делать свою работу гораздо более эффективно.

Но как посчитать потребности компаний в тех или иных зонах? Сколько рабочих мест действительно пустует в течение дня? Как определить количество нужных рабочих станций, различных переговорных, неформальных зон, чтобы работал каждый квадратный метр и т. д.
Мы в Kinnarps придумали методику NEXT Office, которая позволяет эффективно считать потребности компании в тех или иных офисных зонах. Методика основана на анализе структуры рабочего времени сотрудников (какой % рабочего времени они тратят на тот или иной формат задач) и на анкетировании персонала в отношении того, какие зоны они считают идеальными для выполнения той или иной работы, сколько времени они могли бы проводить в различных функциональных зонах, основываясь на ключевых сценариях исполнения задач. Сопоставляя эти два информационных пласта, в итоге мы получаем довольно объективную картину того, какой офис нужен компании.

Получается, при помощи NEXT Office можно создать нечто вроде build-to-suit для арендаторов. Но, увы, большинство компаний при проектировании офисных зон до сих пор действуют на глаз, исходя из ощущений HR-менеджера, административного директора или президента компании, полагая, что никто кроме их самих не может доподлинно знать потребности бизнеса. Можете себе представить, насколько велико их удивление после того, как мы после проведенных исследований ставим диагноз и даем рекомендации по зонированию пространства. После проведенной работы у компании есть большой объем информации в отношении того, какие процессы происходят в офисе и где они в идеале должны происходить. Хорошая база для принятия решений. Мы минимизируем риск того, что офис может быть спроектирован неправильно. Это доказывает тот факт, что среднестатистическая удовлетворенность сотрудников офисом после проведенной работы увеличивается в полтора раза. Получается, что совместно мы находим возможности для оптимизации использования метража – когда для выполнения того же самого количества задач требуется значительно меньшая площадь.

- Можете привести пример на конкретных цифрах?

Т.Н.: Не так давно мы делали проект NEXT Office для одной IT-компании. Общий метраж офиса составлял 1500 кв.м, единовременно здесь могло разместиться 150 человек (10 кв.м. на человека). Мы измерили индекс загрузки рабочих площадей, и он оказался впечатляющим - всего 52%. В этом контексте, убрав часть закрепленных рабочих станций, и добавив в офис несколько переговорных, лаудж-зон и проджект-румов, мы смогли предоставить рабочее пространство уже для 386 людей, пребывающих в офисе единовременно. Часто бывает, что административный директор получает звонок от HR-менеджера, который просит к завтрашнему дню подготовить места для восьми новых сотрудников. Для обычного офиса это катастрофа, но не для аджайл-концепции. В этом случае сотруднику нужно будет дать лишь лэптоп и подключить его к системе. Что может быть эффективнее и продуктивнее офиса, в котором много самых разнообразных зон, и который при этом «дышит»?

Уже сегодня многие компании задумываются о радикальном пересмотре организации рабочих мест. И это - «игра на опережение», которая в итоге сыграет компаниям на руку. Экспериментируйте с офисным пространством: пусть в нем будет место для игр, творческого общения, пусть там будут гамаки, пуфы, тренажеры, библиотеки. Учитесь доверять своим сотрудникам — оценивайте их по результатам их работы, а не по количеству проведенных в офисе часов. И увидите, результаты не заставят себя долго ждать.