Что делать заказчику в проекте?

Что делать заказчику в проекте? . Дизайн офиса: интерьеры, материалы, мебель, акустика. Коворкинги. БЦ.

Хотите подойти к реализации проекта в полной боевой готовности? Читайте статью и составляйте список неотложных действий, которые необходимы для запуска успешного проекта.

Перед тем, как приступать к реализации

Первое, что нужно оценить перед началом проекта, – его целесообразность. Вы должны четко представлять возможные издержки, затраты и требуемые ресурсы. Для этого достаточно нескольких простых и логичных шагов.
• Составить список требований к будущему офису.
• Определить последовательность работ.
• Узнать ориентировочные цены и сроки реализации по каждому этапу.
• Сложить суммы всех затрат и определить рамочную стоимость проекта.
Остановлюсь подробнее на каждом из этих этапов.

Требования к помещению

Помещение должно соответствовать реально существующим запросам компании. Для уточнения требований к будущему офису поговорите с сотрудниками и/или с начальниками структурных подразделений. Они расскажут не только о текущих потребностях отделов, но и о тех, с которыми придется столкнуться в ближайшем будущем. Например, если руководитель коммерческого департамента планирует принять на работу в ближайшее полугодие еще пятерых менеджеров по продажам, то для них нужно запланировать рабочие места в новом офисе.

Все требования к помещению, его доступности и локациям уточняйте до обращения к брокеру.

Последовательность работ

Правильное понимание последовательности действий позволит вам составить дорожную карту проекта.

Начините с технической экспертизы.
Распространенная ошибка – сначала планировать дизайн и делать проект и только потом узнавать о техническом состоянии объекта.

2/3 активного дня вы и ваши сотрудники проводите в офисе. Его стабильное, полноценное жизнеобеспечение – залог нормальной работы. Так что вначале проанализируйте техническое состояние объекта: как течет вода, работает вентиляция, открываются окна, когда ставили кондиционеры и сантехнику, меняли фильтры и трубы. Вам нужно точно знать, на какой площади вы разместите отделы, и как будут работать системы жизнеобеспечения офиса – свет, тепло, вода, охрана.

Техническую экспертизу не делают проектные службы или дизайнеры с архитекторами. Вам нужен технадзор или специализированные компании, в списке услуг которых значится «техническая экспертиза зданий и сооружений».

За технической экспертизой следуют дизайн и проектирование, затем стройка и переезд.

Цены и сроки

Узнайте примерную стоимость каждого этапа, но для этого не торопитесь звать сразу всех подрядчиков города на объект. Вполне достаточно в телефонном разговоре уточнить среднюю цену за квадрат и время, за которое подрядчик выполнит работу.

Конечно, существуют волшебные слова «по договоренности» или «по согласованию», но вам важна конкретика, поэтому просите цифры хотя бы «от и до».

Укрупненная оценка поможет сориентироваться в порядке цен, сложить рамочную стоимость проекта: аренда + техническая экспертиза + дизайн + проектирование + стройка + эксплуатационные расходы.
После получения приблизительных цифр вы составите первоначальную дорожную карту, с основными точками маршрута и длительностью каждого этапа.

Момент истины


Вы собрали все необходимые сведения и данные, посчитали примерную стоимость и даже присмотрели подходящее помещение? Настало время решать, как вы будете реализовывать проект. Ваша дорожная карта – лишь приблизительный план, реализация которого требует высокой квалификации экспертов, дизайнеров, проектировщиков, архитекторов, строителей, управленцев. Вряд ли все эти люди есть в вашем рабочем коллективе. Так что самая важная рекомендация для заказчиков: не экономьте на профессионализме и не гонитесь за низкими ценами.

Я видел сотни примеров того, как попытки сэкономить приводят к еще большим расходам, и как они вырастают до критических размеров.
Свежий пример: подрядчик на объекте 4 месяца и работа не завершена. Обычный срок для такого объема – 2,5 месяца. Причина затягивания срока – отсутствие плана у заказчика. Он ничего не считал и не планировал, а просто решил переезжать. Такое затягивание сроков делает проект буквально «бриллиантовым» по затратам.

Современные проекты коммерческой недвижимости требуют профессионального подхода. Хорошая управляющая компания знает рынок, эффективную последовательность действий, подводные камни и нюансы, актуальные цены и положение дел в этой сфере.

Затраты на управляющую компанию – это экономия на других этапах. Грамотное управление проектом сэкономит гораздо больше, чем сумма на оплату услуг экспертов.

На примере своей компании могу утверждать, что мы оптимизируем цену за счет хорошего знания рынка, его нюансов, реальных цен, понимания скрытых от посторонних глаз механизмов, которые действуют в рынке. Реальная оптимизация составляет от 10 % запланированного бюджета, не редкость 20 и 30 % экономии.

Задача грамотной управляющей компании: реализовать проект в срок и обеспечить оптимизацию стоимости без потери качества.
Каждый должен заниматься своим делом, которое он знает досконально. Поэтому заказчик ведет свой бизнес, а для выполнения проекта по обустройству офиса приглашает профессионалов. И это нужно понять еще на этапе рассмотрения идеи о переезде. В противном случае приходится в буквальном смысле разгребать проект, вытаскивать его из глубокой… ямы.
У нас сейчас на руках два проекта, управление в которых можно назвать антикризисным. И причина в обоих случаях одна – заказчик понадеялся на то, что можно обойтись своими силами. Это все еще распространенное, но опасное заблуждение, которое приводит к серьезным финансовым потерям.

В процессе реализации проекта

Вы, как заказчик, оценили целесообразность проекта, приняли правильное решение и пригласили профессиональную управляющую компанию. Она держит под контролем все текущие вопросы и элементы стройки.
В чем состоит роль заказчика на этапе реализации?

В наших проектах заказчик принимает все решения, участвует во всех совещаниях, но темпы и сроки принятия решений задаем мы. Стоимость задержки с принятием решений для заказчиков всегда высокая. Нет решения, нет действия, срок реализации вырос, переезд вовремя не состоялся. Как минимум, получаем удвоение суммы аренды, когда приходится платить за старый и новый офис.

Главная задача заказчика на этапе реализации – оперативно принимать необходимые решения. Мы и этот процесс оптимизируем: составляем график совещаний, оповещаем о повестке, предоставляем всю информацию для принятия решения.

Мы всегда обосновываем любые предложения, объясняем, почему то или иное решение правильное или нет, к чему оно может привести, что получим в краткосрочном и долгосрочном результате и какие альтернативы есть.

Подведем итог. Перед началом реализации проекта заказчик может оценить его целесообразность и составить укрупненную дорожную карту. На этапе реализации от него требуется оперативное принятие решений на основании полученной информации. Но ежедневную рутинную работу по планированию, организации и реализации проекта целесообразно доверить экспертам из управляющей компании.