Офис становится рабочим ландшафтом

Офис становится рабочим ландшафтом. Дизайн офиса: интерьеры, материалы, мебель, акустика. Коворкинги. БЦ.

Федор Ращевский о топографии современного офиса

Главный архитектор и партнер бюро OFFCON рассказал Office Next об актуальных трендах, специфике проектирования и строительстве офиса.

– Современный офис – это пространство коммуникаций, но для российского работодателя пока ключевой задачей остается посадить сотрудников в open space, так ли это?

Федор Ращевский: Да, но здесь нет противоречия. Важно не просто посадить людей в open space, а правильно организовать это пространство. Глобальных вариантов два: все сидят друг с другом в квадратно-гнездовой системе. Второй – зонированный open space. Мы пропагандируем именно этот подход, считая его лучшим способом проектирования офисной среды.

Сегодня офисное рабочее место перестало быть просто столом и стулом, весь офис становится рабочим ландшафтом. Движение в сторону разнообразия рабочих мест более правильно и эффективно.

На наш взгляд, пространство офиса можно соотнести с городом, где всегда есть вертикальные ориентиры. С древнейших времен они направляют человека, его мир задан ими. То же самое в офисе. Он масштабен и пригоден человеку, если в нем есть вертикали – разнообразные функциональные «островки», которые легко считываются в пространстве. Принцип организации офиса сходен с проектированием городской среды, в узловых точках площади, где есть все необходимое: места для презентации, переговоров или просто встреч, для хранения и печати документов, для одежды, для еды, а есть «жилые кварталы». В нашем случае – это рабочие зоны, которые должны быть от таких «площадей» отделены и визуально, и акустически. Это базовые функции, и логично их распределять так, чтоб они были равно доступны человеку, чтоб ему не надо было из одного конца офиса идти в другой за распечатанным документом или чашкой кофе.

Фото предоставлено компанией OFFCON

Лишняя ходьба, шум – это потеря концентрации и снижение эффективности работы. Все это можно решить средствами грамотного планирования. Например, если нет возможности выделить под зону переговоров отдельный этаж, то необходима иерархия переговорных пространств от открытых неформальных к закрытым, более строгим. Нужно оптимизировать логистику, чтобы избежать ситуаций, когда в большом помещении встречаются всего двое в то время, как участникам других параллельных встреч негде расположиться.

Фото предоставлено компанией OFFCON

Сейчас коэффициент соотношения количества человек в отделе и рабочих столов может доходить до 0,75 – т. е. если всего 10 человек, то столов 7, поскольку 3 человека всегда работают вне офиса. Часто даже начальник подразделения 80 % времени отсутствует непосредственно на рабочем месте, и тогда его кабинет может использоваться в качестве переговорной – достаточно просто поставить там квадратный стол для 7 человек. Получится многофункциональное пространство для встреч и переговоров, для презентаций, для видеоконференций. Кроме того, переговоры могут быть спонтанными и для них тоже должно быть место. Есть индивидуальные встречи, а есть team-meeting, когда люди должны стоять вокруг человека с фломастером, иметь возможность подходить к доске. Например, у нас есть опыт проектирования переговорных которые отделены от остального офиса полностью сдвижными стеклянными перегородками, это потенциальное место располжения hot-desk , или постоянных рабочих мест.. Так же эффективно слияние вместе таких пространств как библиотеки, кофе-пойнты, зоны неформального общения.

Фото предоставлены компанией OFFCON

В офисе должно быть многообразие рабочих пространств, тогда получается эффективный рабочий ландшафт. Сегодня к этому пришли уже многие компании, и не только креативные. Это еще не юристы, но уже и далеко не только рекламщики, как было раньше. Люди лучше работают, когда могут сами решить, в каких условиях им трудиться. У тебя может не быть персонального стола, но ты можешь выбрать любое место для работы: диван, кофейня, высокий стул, собственный регулирующийся по высоте стол. Есть еще один момент, который следует учитывать – пришло новое, совсем другое офисное поколение. Мои ровесники, которым сейчас в районе 40, в силу опыта, выдвинулись на более руководящие позиции, уступив место молодым – более свободным и мобильным.

Фото предоставлено компанией OFFCON

– Пользуетесь ли вы результатами социологических исследований в своей работе или это итоги личных наблюдений и профессионального опыта?

Ф. Р.: Безусловно, я много материалов изучаю - это очень важная и крайне полезная информация. Например, не так давно был на встрече с руководителем исследовательского направления компании Steelcase Крис Конгдон. На основе изучения статистических данных и опросов она очень убедительно показала в цифрах и диаграммах, что и как влияет на работу офисных сотрудников. Любопытные наблюдения мне попались также в статье одного из топ-менеджеров компании Coca Cola на тему грамотной организации командных встреч в офисе. Все это, конечно, помогает в работе над проектированием рабочих пространств.

– Какие этапы сейчас проходят от знакомства до получения заказа и реализации проекта? Как я понимаю, есть два сценария: заказчик сам вас выбирает и находит, либо вы получаете предложение участвовать в тендере от заказчика или от управляющей компании.

Ф.Р.: Есть еще вариант, когда строительная компания участвует в тендере design and built и в пару к себе приглашает архитектора. Заказчик думает, что это быстрее и дешевле. В итоге – это никогда не бывает дешевле, но иногда немного быстрее. Известная триада: быстро, качественно, дешево. Если будет быстро, то очень дорого. Если качественно – не будет быстро. Строитель приглашает нас просто как партнера. Там тоже есть дизайнеры, но они скорее технари, им не хватает глубокого знания рынка. Они могут сделать, но вот придумать…

Самая распространенная ситуация – это предквалификация, проводимая управляющей компанией. Это просто ознакомительное интервью, иногда в присутствии клиента. Приходит заказчик, управляющая компания, выясняют, что и как, можем ли мы делать документацию и т. п. часто смотрят наш офис, реализованные проекты. Потом формируется шорт-лист и появляются основополагающие вещи – входящая техническая информация. Многие западные заказчики на этом этапе требуют подписание бумаг о неразглашении информации, составляющей коммерческую тайну. В него может входить и требование неразглашения самого участия компании в том или ином проекте.

Далее заказчик передает ТЗ для составления коммерческого предложения и мы переходим к дизайн-проекту – это, как правило, все планы без объема материалов (пол, потолок, расстановка мебели), все необходимые развертки сложных помещений (переговорные, ресепшен, санузлы) и визуализации. Создание тендерных картинок требует больших усилий. Часто это происходит бесплатно, что очень плохо. Для рынка такая история крайне негативна. 5-6 компаний участвуют в конкурсе, а работу получает одна, при этом трудозатраты очень велики. Это серьезная аналитическая работа, так как ты получаешь ТЗ и не можешь его просто раскинуть, как кости на столе. На Западе вообще нет понятия бесплатный конкурс. Это может быть только конкурс портфолио.

Если заказчик пошел по правильному пути и в платном творческом конкурсе победила компания N, то на этом этапе дизайн-проекта заказчик и архитектор многое понимают друг про друга. Дальше следуют поправки в ТЗ. Печально, что многие компании на выбор здания не привлекают архитекторов. Люди приходят и говорят, что у них 200 сотрудников по 6 метров на каждого – 1200 метров им нужно. А переговорные? Санузлы? Кофе-пойнты? В лучшем случае закладывают +10% на траффик.

– Насколько я знаю, многие приглашают консультантов и они делают тест-фит – предварительную планировку.

Ф.Р.: Бывают удивительные случаи, когда люди совсем этого не делают, экономят на консультантах и брокерах, не знают, что в арендуемую площадь включен большой коэффициент общественных зон. Они не понимают, что еще 150 метров могут быть в лифтовом холе, на первом этаже. Важно отличать usable от rentalbe. Разница может обойтись в десятки тысяч долларов.

– Сейчас офисов без колонн практически не бывает, их расположение задает определенное планирование. Какое расстояние между ними более выгодно, каковы сейчас вообще планировочные стандарты рабочих мест?

Ф.Р: У нас, к сожалению, полностью разорвано проектирование здания и строительство. Сетка колонн выстраивается из собственных убеждений и тактико-технических условий. В open space есть принятый минимум расстояния от края рабочего стола до стены – 875 мм. Между краями столов – 1. 85 м , меньше делать нельзя по эргономике. Расчет на то, что каждый человек на стуле занимает радиус 80 см, чтобы встать и повернуться. Ширина стола – это корпоративная политика. Мы всегда выясняем, кто там будет сидеть. Если инженер с двумя мониторами – меньше 1,6 м никак не получится. Если call-центр – может быть и 1,2 м. В таких случаях мы не рекомендуем делать подкатные тумбы, так как человек будет биться о них ногами. Тогда приходится делать шкафы и расстояние между столами расползается, но суммарная площадь нужна та же.

– Какая оптимальная?

Ф.Р: Оптимальная длинна стола для стандартного офисного проекта 1,4 м. Раньше столы 1,6 м х 80 см были для мониторов. Сейчас при 100 % плоских мониторов, мебельные компании делают глубину 70 и даже 60 см при той же ширине 1,4 и 1,6 м. Нет проблем найти нужный стол. Есть внутрикорпоративные нормы, которые предписывают расстояние 2 м между краями столов.

Офис QTECH, арх. бюро OFFCON

– А на каком этапе возникает мебель, светильники и пр.?

Ф.Р: Самые важные предметы дизайна появляются на этапе концепции. Принципиальные вещи происходят в финальном строительном тендере, когда строители ищут способы оптимизировать свое предложение. Мне не важно, если генподрядчик договорился о лучшей цене с производителем, при условии, что его ковер в целом такой, как нам надо. Но, если есть градиентный рисунок, который нам важен, то будем бороться. Был проект, для которого нужен был ковер с рисунком, отдаленно напоминавшим сухой тростник. Никто не мог его заменить ничем! Не потому что я зануда, а потому что именно он там был необходим. Это закладывается на стадии концепции. Ты как архитектор определяешь, что принципиально важно.

Офис GOOGLE, арх. бюро OFFCON

- Заказчик может на стадии концепции понять, дорого или нет?

Ф.Р.: Это оговаривается на самом раннем этапе. Идеально, когда известен бюджет заказчика. Мы обязаны знать рынок настолько, чтоб не предлагать шитье золотом, когда у человека бюджет 500 долларов за метр.

- Но случается, что заказчик все равно просит вместо одного другое, подешевле?

Ф.Р: Так всегда было. Деньги-то есть, но их боятся тратить. Нет дальновидности у клиента: сейчас не потратим, посидим на деньгах, они обесценятся. Но через год будем ковер за пять копеек менять. А сейчас в нормальный вкладываться не будем. Это мотыльковое сознание – я живу сегодня, дальше мне не интересно.

Когда утверждается дизайн-проект, клиент дает комментарии и мы переходим к рабочей документации. Дальше выбирается генподрядчик. Уже определен авторский надзор и понятна цена контракта проектировщика.

- Она может включать дальнейшие стадии, есть понятие усредненного ценообразования?

Ф.Р.: Для каждого конкретного проекта принимается свое решение в валюте за квадратный метр. Самое обидное, что цена инженеров выше, чем цена архитекторов процентов на 20.

- Есть цена окончательная для заказчика, она делится на стройку, техническую начинку, мебель. В этой массе проектирование сколько должно составлять? Сколько правильно?

Ф.Р.: Больше всего оказывается стройки и инженерии, потом уже все проектирование - порядка 10%.

- Есть вечная тема: кто должен составлять рабочую документацию, не все архитекторы любят этим заниматься?

Ф.Р: Это рутинная работа и у нас в профессии 70% уходит именно на рутину. Но она стоит своих денег и дает гарантию, что результат будет таким, как ты увидел вначале. Исполнительная документация (as built) всегда на подрядчике. Рабочая документация, какой бы точной не была, все равно получается другой, чем исполнительная. Рабочая не всегда выручает по инженерии – там никто не привязывает распаечные коробки, а в исполнительной все это есть. Она делается после того, как все построено. Это нужно для реконструкции и обслуживания объекта, документация хранится в архиве клиента. Она должна быть в любом случае. Архитекторы ее почти никогда не делают, если только они же не являются генподрядчиком. Но это казус.

- А в тендере по материалам вы участвуете?

Ф.Р: Все материалы закупаются по согласованию с архитектором. Это хороший тон и правило. Это нормальный строительный бизнес, зарабатывание денег. Здравая цель – потратить меньше, получить больше, но это не значит что все поголовно жертвуют архитектурными решениями, всегда есть разумный компромисс, который профессиональный архитектор с профессиональным подрядчиком должны находить и находят.

Офис QTECH, арх. бюро OFFCON