"Качество каждого из элементов офисного пространства напрямую влияет на продуктивность команды", - Стивен Ньюман, партнер Q1 Group, в специальном интервью для Officenext.
За последние несколько лет кардинально изменился подход к организации корпоративного пространства, и сегодня рынок офисной недвижимости находится на пороге нового технологичного этапа. Согласно статистике, внедрение интеллектуальных инженерных систем снижает затраты на обслуживание офиса в среднем на 20%, а гибкий подход к организации пространства позволяет вместить на 30% больше сотрудников.
Но всем ли офисам нужны модные приставки «умный» и «гибкий»?
Себестоимость строительства растет, а удорожание стройматериалов накладывается на вовсе недешёвое внедрение умных технологий, которые призваны создать по-настоящему продуктивное рабочее пространство. Помочь компаниям не поддаться обаянию трендов, а руководствоваться повышением эффективности офисных площадей, под силу только специалистам с многолетним опытом в сфере строительства. О рынке fit-out услуг в России, о том, в какие офисные ноу-хау компаниям стоит инвестировать, а от каких лучше оказаться, мы поговорили со Стивеном Ньюманом, партнером Q1 Group.
- Q1 работает на российском рынке с 2006 года. Как развивалась ваша компания? Почему вы выбрали именно Россию?
Стивен Ньюман: 13 лет назад мы начинали бизнес в России как компания, управляющая строительством коммерческих помещений. Тогда многим это казалось безрассудным. Но я видел российский рынок перспективным и хотел привнести европейский опыт в Россию. И сегодня я с уверенностью говорю, что это было хоть и сложное, но правильное решение.
Со временем мы решили углубиться в вопрос разработки рабочих проектов: на тот момент многие архитектурные бюро не предлагали такой услуги, а концентрировались на разработке дизайн-проектов. Для нас это было интересно, помогало контролировать весь процесс подготовки объекта к строительству. В какой-то момент наши клиенты начали задавать нам вопросы: почему мы не занимаемся отделочными работами? И правда, почему, подумали мы. Так 6 лет назад началась история нашего подразделения fit-out услуг. Первым проектом стал перенос нескольких перегородок в офисе заказчика, а сегодня мы оказываем полный цикл услуг по созданию офисов для ведущих международных компаний, хотя хочу отметить, что приходится выдерживать большую конкуренцию.
У нас есть опыт работы в Великобритании, и мы стараемся привнести его в Россию. Понимание, как устроены западные офисы, в частности, помогло нам в работе над пространством для международной сети коворкингов Regus.
- Почему вы решили продать успешный бизнес по управлению проектами и сконцентрироваться на генподряде?
С.Н.: Каждый должен быть профессионалом в своем направлении. Только так можно добиться высоких результатов. Мир строительства, как я уже сказал, максимально конкурентен, а услуг по управлению проектами много. Мы надеялись, что сможем разделить эти направления в рамках одной компании, но в какой-то момент поняли, что project-менеджмент - самостоятельная структура, которая всегда должна оставаться независимой. И единственное исключение в этом отношении - клиенты из числа ритейлеров, чьи проекты по управлению мы оставили под контролем Q1 Group.
В настоящий момент времени нам, как состоявшимся экспертам в области управления, интересно углубиться в строительство. Тем более, у нас есть большой опыт, в том числе европейский, и четкое понимание, какому клиенту и что именно предложить. Направление project-менеджмента, в свою очередь, станет более открытым для партнеров и наших бывших конкурентов. Как показала практика, иностранные компании, представленные на российском рынке, чаще подписывают договоры на управление с крупными игроками. Для нас это следующий шаг.
- Вы продолжаете работать на две страны – расскажите, пожалуйста,
наблюдаете ли вы особенности в подходах, какие отличительные особенности у рынка Великобритании?
C.Н.: Если говорить о Соединенном Королевстве, то там нет такой отчаянной конкуренции и суеты: бизнес-процессы идут не спеша, поставщики долго отвечают на запросы. Например, за последние 6 лет так сложилось, что я много работал в графстве Норфолк, я не заметил такого хаотичного ежедневного создания и распада новых компаний, как в России. Также есть столетиями сложившиеся английские правила, нормы, которые, конечно, адаптируются под современные реалии, их легко отследить и легко им следовать. Компании передают свой бизнес из поколения в поколение, есть определенная стабильность, которой нет на сегодняшний день в России. Здесь новые организации появляются и закрываются с поразительной скоростью, что дестабилизирует рынок и часто дезориентирует клиентов. Чтобы получить интересный проект и оставаться конкурентноспособным, нужно работать на пределе возможностей и постоянно искать новые решения, оптимизировать внутренние процессы.
- Какие основные тенденции в организации офисных пространств вы можете выделить?
С.Н.: Современный офис ставит эргономику и комфорт в центре потребностей. На первый план выходят умные технологии, позволяющие оптимизировать рутинные процессы в компании. Само рабочее пространство становится многоцелевым: подстраивается под стихийные задачи команд, легко меняет геометрию с помощью трансформируемых элементов и располагает как к обмену творческой энергией, так и к уединению. Поэтому компании интегрируют в свои офисные пространства элементы agile, создают функциональные зоны для командной работы, неформального общения, уделяют большое внимание качеству акустики, инженерных систем, и все больше задумываются об умных технологиях. Качество каждого из этих элементов напрямую влияет на продуктивность команды.
- А какой офис, по вашему мнению, сегодня может считаться «умным»?
С.Н.: Это как раз и есть адаптивное пространство, где учитываются потребности каждого сотрудника. Наглядно, экономично, легко – так работает «умный» офис. Устоявшийся набор «умных» составляющих: интегрированные мультимедийные системы, электронные системы бронирования переговорных, распознавание лиц и контроль доступа, управление климатом. Все эти решения призваны создать комфортную среду в офисе и помочь сотрудникам сконцентрироваться на стратегических задачах. Ощутимые бенефиты технологических решений – существенная оптимизация расходов на электроэнергию, безопасность, управление рутинными процессами. Однако интегрировать систему умного офиса целесообразно на этапе проекта, а не «вживлять» в уже сложившуюся корпоративную среду. Масштаб и стоимость таких работ сопоставимы с капитальным ремонтом.
- Если обратиться к международному опыту, есть ли какие-то особенности в трендах?
С.Н.: В Европе и США, например, в офисах уже появились системы искусственного интеллекта в качестве персональных помощников. На этого «коллегу» можно легко переложить рутинные обязанности: организацию встреч, ведение протокола совещания, составление календаря, поиск нужных документов.
- Расскажите поподробнее о новинках в области умных технологий, какие продукты, на ваш взгляд, будут актуальны в ближайшее время?
С.Н.: Определенно важную роль в работе современного офиса в ближайшем будущем будут играть системы аналитики. Оценив эффективность использования всех ресурсов, можно выявить «слабые» места в офисе. Например, кто и когда использует переговорные, какие системы при этом задействованы, какой техники или мебели где не хватает и так далее. Вплоть до того, на каких местах предпочитают сидеть сотрудники. При помощи такой аналитики автоматически формируется план реорганизации пространства.
Также все большей популярностью пользуются интерактивные системы отображения информации. Они позволяют работать с графической информацией в режиме конференц- связи. Интерактивными досками оборудованы, например, скрам-зоны в технологическом центре «Дойче Банка» в Москве для эффективного взаимодействия распределенных команд. Очень удобная технология.
- Каким должно быть эффективное рабочее пространство понятно, но как выбрать генподрядчика, который воплотит новые требования рынка и, в то же время, сможет соблюсти баланс качества и инвестиций?
С.Н.: По сути генподрядчик – это компания, которая полностью берет на себя ответственность за качественное исполнение и своевременную сдачу объекта. Во-первых, выбирать лучше из тех, у кого есть релевантный опыт, компанию с традициями и корнями. У подрядной организации должно быть четкое понимание, как внедрять те или иные технологии. Во-вторых, любой проект начинается с анализа. Качественный анализ на предпроектном этапе не допустит возникновения неоправданных ожиданий и превышения бюджета.
Чем масштабнее замысел заказчика, тем более четко должны быть выстроены внутренние процессы и структура генподрядной организации. В первую очередь важна история компании: динамика ее развития и уровень реализованных проектов. При этом генподрядной организации не обязательно иметь 300-400 человек своих рабочих. Например, в Великобритании, для того, чтобы грамотно вести проекты, необходимо 3-4 сильных руководителя и несколько хороших прорабов, труд которых в Европе, кстати, оплачивается очень высоко.
Каждому заказчику стоит смотреть не на общее количество людей в штате, а конкретно на ту команду, которую генподрядная организация готова предоставить на проект. Маляры, плиточники, строительные рабочие могут быть людьми со стороны, в этом нет ничего плохого. Наличие собственных строительных мощностей можно расценить как конкурентное преимущество, но по факту оно только удорожит стоимость проекта, не повлияв на его качество. Такая генподрядная организация не всегда сможет предложить конкурентную стоимость.
- Кто главные участники эффективной команды проекта генподрядной организации?
С.Н.: Руководитель проекта, сметчик, специалисты по закупкам, инженеры и хорошие прорабы – основные игроки в команде генподрядчика на вашем проекте. На каждом из этих направлений должен быть свой специалист, который четко разбирается в деталях проекта, графике, бюджете, качестве и несет за это ответственность – тогда процесс будет идти без сбоев. Команда сметчиков занимается расчетом тендеров и контролем бюджета. Опытные профессионалы всегда поймут, где можно выполнить работы в рамках бюджета, а где возможно превышение и как его избежать. Не менее важны сертифицированные специалисты, которые будут отвечать за контроль качества и технику безопасности на площадке.
Работы могут вестись совместно с субподрядными организациями или своими силами — это не важно, все равно ответственность лежит на команде генподрядчика, с которым подписан договор. Руководитель проекта и прораб должны всегда находиться на площадке и контролировать ход и сроки работ, вести постоянный диалог с клиентом, чтобы совместно избежать ненужных затрат и переносов сроков.
- Какие могут быть риски в процессе работы и как их избежать?
С.Н.: Риски есть всегда. Поэтому важно выбрать надежного и опытного генподрядчика, который профессионально и быстро справится со сложностями, влияющими на сроки выполнения проекта и его стоимость. Например, с задержками в поставке материалов или их удорожанием, трудностями в согласовании документации с арендодателем и т.д. Кроме того, имеет значение, насколько оперативно руководство генподрядной организации готово вникнуть в проект, чтобы вовремя принять правильное решение в спорной или сложной ситуации. Заказчик не должен быть на сто процентов погружен в проект, но всегда информирован командой проекта о текущем положении дел.
И, конечно, не стоит недооценивать человеческий фактор: эффективный исполнитель всегда будет на одной волне с заказчиком, слушать и понимать его. Такое сотрудничество будет максимально плодотворным, а результат – качественным.
Стивен Ньюман
Партнер Q1 Group
Еще больше о трендах в создании "Умного офиса" в сессии "Инновации и Технологии" деловой программы форума Business & Design Dialogue 2019.
Модератор: Екатерина Ньюман, генеральный директор Q1 Group.
