- Почему качество дизайна офиса влияет на вовлечённость сотрудников? Как это происходит?
Илья Мейтыс: Качество дизайнерского решения современного офиса - это создание рабочего пространства, которое создает ощущение физического и эмоционального комфорта, дает возможность не только выполнения текущих задач, но предоставляет ресурсы для профессионального и личностного роста, коммуникаций и установлению дружеских связей с коллегами.
Вовлеченность - это, в первую очередь, эмоциональное и интеллектуальное состояние, которое трансформируется в готовность действовать, достигать тактических и стратегических целей компании. Поэтому, если мы говорим о таком важном для организации показателе, мы не можем рассматривать его в отрыве от среды, в которой находятся сотрудники.
Офисное пространство должно, во-первых, соответствовать современным требованиям к комфорту, предлагать как минимум уровень не худший, чем жилой комплекс или автомобиль из которого человек попадает в офис. Во-вторых, предоставлять HR подразделению необходимый инструментарий (в нашем случае зонирование) для «вовлечения» через различные корпоративные мероприятия, предоставления опций демонстрирующих заботу организации о сотрудниках (сервисные услуги, спортзал или даже музыкальная комната).
Создание в рабочем пространстве упомянутых зон «соцкультбыта» не является существенным удорожанием для будущего проекта, тем более, что для этих помещений можно использовать те зоны, в которых по санитарным нормам нельзя размещать рабочие места. Результат с позиции вовлеченности существенно превосходит затраты: появляются новые социальные коммуникации в коллективе, формируются новые сообщества сотрудников. В одной крупной компании по результату появилась даже рок-группа. Все это стимулирует сотрудников приходить в офис, снимают психологическое напряжение и выгорание от текущих рабочих процессов.
- Однажды наша фирма никак не могла подобрать секретаря на ресепшн. Кто-то нам дал идею - заказать красивый стендофис для секретаря с полочками, рюшечками и тд. В итоге все кандидаты готовы были выйти к нам.
И.М.: Появление «гибридного формата» работы обрекло офисы на постоянную конкуренцию с домом. Появилась даже шутка, что современные офисы похожи на спортивные клубы, все хотят карточку, но мало кто ходит. Поэтому сделать рабочее место для сотрудника настолько привлекательным и удобным, чтобы он хотел прийти в офис – одна из главных задач.
Кроме того, в отличие от поколения 50+ для миллениалов, а тем более зумеров, качество среды является основным критерием, влияющим на их отношение к работодателю и имеющим не меньший вес, чем материальное вознаграждение. Поэтому не удивительно, что даже небольшой «редизайн» рабочего места облегчил задачу по найму.
Надо сказать, что сейчас основным Заказчиком дизайна стали именно HR-директора, для которых офисов становится не только важным инструментом работы с текущими сотрудниками, но главным «козырем» в привлечении новых сотрудников.
- Какие офисы хотят сегодня hrd?
И.М.: Офис в разрезе HR-директора должен стимулировать вовлеченность текущих сотрудников, предоставлять им необходимые опции, чтобы удержать от смены работодателя и продемонстрировать потенциальным сотрудникам преимущества работы в организации. Поэтому в структуре офиса появляются гибкие рабочие пространства, сочетающие закреплённые рабочие места с зонами для неформальной рабочей коммуникации, комнаты для сна и психологической разгрузки, зоны питания и кофе-пойнты, спортивные залы, открытые террасы или летние зоны отдыха на прилегающей к зданию территории.
Современный запрос на офис - это уже не столько про количество рабочих мест, переговорных и опен-спейс, сколько на создание мотивирующей и вдохновляющей рабочей среды, в которой реализован баланс потребностей и интересов: сотрудников, проектных команд и организации. Офис, производящий впечатление и создающий сильный эмоциональный фон не только при первом визите, а ежедневно.
Конечно, формируя «вдохновляющую» среду необходимо не забывать о базовых элементах, делающими долгое пребывание в офисе комфортным для всех без исключения сотрудников:
- Удобные эргономичные кресла и регулируемые по высоте столы.
- Климатический контроль, включающий датчики контроля качества воздуха (СО2-мониторинг).
- Адаптивное освещение с возможностью индивидуальной настройки освещения рабочего места.
- Акустический комфорт, особенно важно использование акустических потолков и перегородок в опен-спейсах, здесь так же необходимо выделять зоны тишины, применять акустические кабины для звонков и переговоров.
Важно, чтобы в офисе было комфортно всем сотрудникам, и пространство не создавало, а разрешало конфликты – предоставляя каждому сотруднику комфортный для него сценарий рабочего процесса. Красота в отрыве от решения базовых потребностей сотрудников не повысит, а наоборот понизит вовлеченность, создавая ощущения косметического замазывания насущных проблем.
- А зумеры?
И.М.: Поколение «зумеров» априори отвергает офисный формат работ, но попав в «правильно созданное пространство» обнаруживает для себя, что здесь интересно: есть возможность интересной коммуникации, участия в неформальных корпоративных мероприятиях.
То есть если офисное пространство дает возможность заботы о ментальном здоровье, поддержание work-life баланса, является технологичным и экологичным, зумеры начинают пересматривать свой приоритет. Офис, в котором «зумерам» будет комфортно должен быть удобным, лаконичным и нести демократичную атмосферу, в которой есть место мемам в виде мотивирующих слоганов и юмору и самоиронии в элементах офисной навигации.
- Айтишники?
И.М.: IT-компании и IT-подразделения на сегодня - одни из ключевых пользователей офисов. Для них необходимо разделение на шумные и тихие зоны. То есть должна быть зона, в которой можно провести мозговой штурм с коллегами, и зона, в которой можно уединиться. Помимо рабочих зон, в it-компаниях любят включать в офис элементы аттракционов, например горки, большое внимание уделяется спортивной инфраструктуре – здесь могут быть не только тренажеры или столы для пинг-понга, но и залы для тенниса, мини-футбола, сквоша и падл.
- Дайте совет фирмам по дизайну оформления офиса.
И.М.: 1. Каждая организация уникальна, так же как уникален каждый ее сотрудник, поэтому не следует слепо копировать модные тренды или решения. Возможно, офис Google, Яндекса или Сбера - это совсем не то, что необходимо вашей компании, и слепое копирование чужого опыта может привести к обратным результатам.
2. Определите, какой офис нужен именно вашей компании, что вы хотите изменить и создать с помощью нового рабочего пространства.
3. Определите метрики, по которым вы будете сравнивать текущий и полученный результат, это могут быть такие базовые показатели как:
- eNPS (готовность рекомендовать компанию, как место работы).
- Процент сотрудников, добровольно приходящих в офис более трех дней в неделю.
- Текучесть среди групп, недовольных текущим состоянием офиса.
4. Полезно после реализации установить в зонах нового формата датчики посещаемости для анализа действительной востребованности среди сотрудников. Важно не только провести аудит и собрать объективные данные на этапе запуска проекта, но проводить регулярные контрольные замеры после реализации для корректировки и улучшений в процессе эксплуатации. Отличным инструментом для этого может служить создание проектных команд, в которые, помимо представителей хозяйственных и HR-подразделений, можно и нужно включить внешних консультантов: в первую очередь архитекторов – специалистов по организации рабочих пространств.
5. Проведите интервью с основными группами сотрудников, будущими пользователями офиса, чтобы выяснить их запросы и потребности и сделать их участниками процесса. Это позволит нивелировать традиционное «сопротивление переменам» и упреки, что новый проект реализован без учета пожеланий сотрудников.
6. Если проект предполагает очередность реализации – начните с небольшого пилота, который позволит выявить недостатки и недоработки на раннем этапе и учесть в проектировании и реализации следующих очередей. Если предполагается масштабирование в разных регионах присутствия компании, необходимо учитывать локальную культуры и ограничения, возможные в реализации: логистику, возможность поставки и изготовления заказных изделий.
7. Идеально на основе пилота создать общий гайдлайн – руководство по офисным пространствам, в котором буду описаны дизайн-код, принципы планировки и оснащения офисов, указаны необходимые материалы и поставщики. Это позволит сократить сроки проектирования и реализации, а также создаст единый стандарт к требуемому результату.
Илья Мейтыс
Архитектор, руководитель архитектурного бюро ARCHKON
