Современные цивилизационные тренды влияют на структуру и наполнение современных офисов и, как следствие, – на их цифровое оснащение. Отсутствие закрепленных за сотрудниками рабочих мест и гибридные формы работы, современные инженерные системы и энергосберегающие тренды при проектировании, контроль за активностью сотрудников, а также – потребность в оперативной и бесперебойной коммуникации между коллегами – все эти и другие нюансы современной организации рабочего процесса существенно влияют на развитие и внедрение цифровой офисной инфраструктуры. В этой статье мы разберем, какие ключевые digital-решения применяют сегодня на рабочих местах.
Основные уровни цифровой офисной инфраструктуры
В современных офисах существует несколько основных уровней насыщения их цифровой инфраструктурой. По сложности реализации решения можно разделить на три основные группы: базовые (или административные), софтверные и интегрированные.
К начальным т.е. самым простым или базовым digital-инструментам сегодня можно отнести управление рассадкой сотрудников с помощью онлайн-таблиц. Данный метод обладает минимальной степенью автоматизации и позволяет организовать бронирование рабочих мест через простые, подготовленные вручную online-календари или таблицы. Сотрудник, который планирует использовать рабочее место в офисе в какой-то конкретный день и время, заранее отмечает себя в соответствующей таблице, таким образом фиксируя его за собой. Подобное решение является для компании бесплатным, а для внедрения требует только простой онлайн-интеграции. Применение таких инструментов позволяет использовать фиксированный режим занятия сотрудниками рабочих мест, при котором можно внедрять комфортный коэффициент шеринга (совместного использования) равного 1,15, когда одним рабочим местом могут совместно пользоваться на 15% больше сотрудников.
Ключевым софтверным решением для управления использованием рабочих мест сегодня является удобное адаптивное мобильное приложение, которое объединяет в себе карту рабочего пространства для комфортной навигации, функцию пропуска сотрудника, возможность бронирования рабочих мест и переговорных комнат. Его внедрение для компании обойдется относительно недорого, около 5000 рублей на кв. м рабочего пространства, но станет более системным решением, позволяющим повысить комфортный коэффициент для совместного использования до 1,5 человека на 1 место. Подобные приложения могут предлагать пользователям широкий набор функций: от поиска коллег онлайн и модерации совместных встреч и конференций (как online, так и offline) до систем автоматизации и управления инженерными системами и сервисами, включая уборку и заявки на техническое обслуживание.
Более прогрессивной технологией управления рабочими пространствами являются интегрированные ИТ-решения комплексного программно-аппаратного обеспечения, включающие в себя, например, “умные” системы контроля доступа (с применением технологий Face ID и других биометрических данных). А также – “умные” системы хранения (локеры) и управления переговорными, системы аналитики, включающие сбор, хранение и автоматизацию данных об офисе и его эксплуатации, и дающие с помощью систем искусственного интеллекта рекомендации по изменению и оптимизации офисного пространства. Их стоимость варьируется от сложности продукта и его насыщенности различными функциями. Причем существует обратная корреляция между стоимостью внедрения подобных систем и качеством отделки и инженерного оснащения офиса. Более качественная отделка позволяет снизить затраты на внедрение интегрированных ИТ-решений управления офисом. Так, например, для базового уровня отделки они обойдутся в 40 000 рублей за кв. м, для среднего – в 20 000 рублей за кв. м, а для высококачественного – всего в 10 000 рублей за кв. м. При этом комфортным коэффициентом для использования таких решений являются 2 сотрудника на 1 рабочее место.
Для удобства все данные о разных уровнях внедрения digital-решений для офисов объединены в таблицу.
Системы аналитики и AI
Для обеспечения данными интегрированных решений управления офисами используют множество систем аналитики, более или менее сложных и дорогих. Основные из них – это: Wi-fi аналитика, Bluetooth-технологии, видеоданные, сбор аналитики с онлайн-встреч и другие. Также мы все чаще наблюдаем интеграцию элементов “искусственного интеллекта” в процессы эксплуатации офиса.
Wi-fi аналитика позволяет получать данные об активности сотрудников на расстоянии. Благодаря этой технологии, например, удается лучше подготовить переговорные к встрече, наладить ряд корпоративных сервисов вроде доставки обедов и в целом – следить за перемещениями сотрудников. Однако такая система аналитики достаточна дорога в применении и требует мощного Интернет-соединения, а также – большого объема обслуживающего ее оборудования.
Bluetooth-решения. Отследить местонахождение сотрудника можно также с помощью специальных bluetooth-меток, которые размещаются по всей территории офиса и обмениваются сигналом с карточкой корпората или телефоном, на которое установлено приложение для входа. Несмотря на некоторые технические несовершенства в применении, данная технология – весьма эффективна и перспективна для сбора аналитики о действиях сотрудников в офисе.
Видеоданные позволяют собирают информацию о входящих и выходящих сотрудниках, их перемещениях по этажу, а также – идентифицировать людей с помощью систем Face ID. Камеры можно настроить специальным образом на систему распознавания лиц, а данные – хранить на специальном сервисе и анализировать. Однако стоит понимать, что данная технология недешева как в установке, так и обслуживании.
Сбор аналитики онлайн-встреч. Все основные программы для организации корпоративных встреч и переговоров (Zoom, Google Meet, Yandex Telemost, Office 365) имеют собственные системы сбора данных, которые анализируют активность учетных записей сотрудников и график их встреч и конференций. Дополнительно к этому можно подключить анализ календарей и кабинетов CRM-систем работников и график бронирования переговорных комнат, чтобы получить довольно точную картину об активности того или иного корпората.
Технологии “искусственного интеллекта” (AI) пока не так широко распространены в обслуживании офисной жизни в России, однако уже служат на благо управления рабочими процессами. Например, применение чат-ботов позволяет сократить время для коммуникации между сотрудниками, быстрее и проще находить ответы на вопросы и ориентироваться в офисной жизни. Тренд на применение технологий “искусственного интеллекта” в ближайшие годы однозначно продолжит свое развитие, позволив обрабатывать все большие объемы данных и ускорять процессы без участия человека.
Павел Якимчук
партнер, руководитель департамента управления строительными проектами CMWP
Время не стоит на месте, и цифровые технологии стремительно развиваются для усовершенствования возможностей корпоративной реальности. Сегодняшним digital-решениям удается довольно точно отслеживать активность сотрудников в ежедневном режиме и, анализируя полученные данные, делать их жизнь в офисе комфортнее. Однозначно, что дальнейшим трендом станет удешевление применяемых технологий и их повсеместное распространение, а также рост скорости и объема обработки данных, а также применение технологий “искусственного интеллекта” во все больших направлениях и процессах офисной жизни.
