При планировке офисного пространства зачастую приходится принимать множество сложных решений, не имея на руках достаточно информации. Сколько переговорных нужно в офисе? Каков объем неиспользуемой площади? Какое соотношение фиксированных мест и хот-десков подойдет вашей компании? Где организовывать неформальные зоны и какого типа?
Обычно такие решения основываются на ощущениях и тенденциях, без принятия во внимание индивидуальных особенностей компании и коллектива и объективной статистики использования пространства, из-за чего архитекторы зачастую получают слишком размытое или абстрактное ТЗ. Результатом становится офисное пространство, которое может прекрасно выглядеть, но при этом нередко конфликтует с задачами сотрудников и вызывает их недовольство. Более того, многие места могут оставаться неиспользованными в течение большей части дня, что, учитывая существенную стоимость коммерческой недвижимости, является крайне нежелательным показателем.
Чтобы четко разобраться в потребностях своей компании относительно количества и характеристик каждого типа пространства, необходимо основательно изучить поведение сотрудников в офисе на данный момент – как много времени они проводят на своих рабочих местах, какими переговорными или зонами отдыха пользуются, какие места пустуют, а какие всегда переполнены, и т.д. К счастью, современные технологии позволяют предоставить объективные данные, позволяющие ответить на эти вопросы.
Haworth совместно с ведущим разработчиком технологических решений для коммерческой недвижимости представляет сенсорное исследование офисного пространства Haworth Analytics. Данное решение выполняется на базе миниатюрных сенсоров, которые закрепляются на рабочих местах любого типа, включая рабочие кресла и столы, переговорные, кабинеты, лаунж зоны, хотдески и др., что позволяет провести комплексный анализ всего офисного пространства.
Данная технология также позволяет отслеживать результаты в режиме реального времени с помощью веб-приложения. Статистика включает в себя не только общий процент занятости, но и классификацию по дням недели, по часам, по длительности использования, по типу рабочих мест, по подразделениям, этажам и офисам, а также любым индивидуально настроенным параметрам. Передача связи осуществляется через отдельную защищенную сеть, сохраняя данные в полной безопасности.
Срок исследования определяется заказчиком и в зависимости от задач варьируется от 6-8 недель до нескольких лет. Результатом исследования является детальный отчет, который содержит не только точную и объективную статистику, но и рекомендации, которые эксперты Haworth по стратегии организации рабочего пространства составляют на базе полученных данных и научных знаний. Они могут касаться изменений в офисном пространстве и изменения внутренних политик и процедур, направленных на решение конкретных бизнес задач. Такие рекомендации, основанные на фактах, оказываются гораздо эффективнее субъективных суждений и приблизительных оценок.
В качестве примера с конкретными результатами можно привести кейс международной финансовой компании. Клиент собирался взять в аренду дополнительный этаж в дополнение к текущим 4м этажам с 1500 рабочих мест. Но исследование показало, что при ощущаемых 100% пиковая загрузка рабочих мест фактически достигает лишь 75%. Было решено изменить формат работы, в том числе внедрив незакрепленные места. Пиковая загрузка увеличилась до 95%, а отказ от дополнительного этажа сэкономил клиенту млн в год.
Другая международная FMCG компания организовала пилотный проект на 200 мест перед реновацией всей штаб-квартиры. Сотрудники просили меньше рабочих станций и больше неформальных зон для командной работы. Исследование показало, какие типы пространств были самыми популярными среди сотрудников. В большинстве случаев это были зоны с большей приватностью, а особой популярностью пользовались телефонные будки. В результате, новый проект штаб-квартиры оказался способен вместить на 20% больше сотрудников, а их удовлетворенность рабочим пространством значительно выросла.
В России подобное исследование проводилось для одного крупного IT-разработчика. Заказчик хотел оценить эффективность использования текущего пространства перед реновацией офиса, а архитекторы – получить четкое ТЗ для разработки нового дизайн-проекта. Было выявлено, что ни одна из текущих зон не используется оптимально – рабочие места пустуют на 61%, кабинеты на 65%, а переговорные комнаты на 54%. Было рекомендовано уменьшить количество индивидуальных рабочих мест и кабинетов, внедрить станции с незакрепленными местами и многофункциональные неформальные зоны для взаимодействия ближе к рабочим местам, увеличить количество переговорных комнат на 5-8 человек и добавить мобильные перегородки для возможности разделить пространство на две части.
Данная технология установлена, протестирована и готова к демонстрации в шоуруме Haworth по адресу: ул. Дубининская 57, стр. 4, БЦ «Брент сити».
