Современные технологии в офисе необходимо оценивать прежде всего с точки зрения окупаемости.
Создать с нуля современный, комфортный и технологичный офис, или внедрить эффективные инновации в существующее бизнес-пространство – частая задача административно-хозяйственного персонала. О том, как сделать результат этих процессов предсказуемым и не совершить ошибок, мы поговорили с генеральным директором Q1 Group Екатериной Ньюман.
- Какие конкретные шаги надо предпринять для создания комфортного и эффективного офиса? С чего начать и в каком направлении двигаться?
Екатерина Ньюман: Сначала компании надо дать определение самому понятию - в этом поможет анализ потребностей на основе специфики деятельности вашей компании. Например, вы понимаете, что компания стремится перейти от более закрытых кабинетных систем к открытым пространствам. Или молодой средний возраст сотрудников говорит об их потребности в неформальных рабочих зонах. Если компания работает по принципу проектной деятельности, то очевидна необходимость гибких пространств или agile-зон. Далее стоит вместе со специалистами по безопасности обсудить, нужна ли вам модернизация системы контроля и управления доступом – внедрение распознавания лиц или голоса и отказ от карточек доступа. IT-специалистов стоит привлечь для анализа требуемых серверных мощностей – их увеличение или снижение будет влиять на требования по вентиляции и охлаждению серверных помещений. Из этих компонентов и анализа их необходимости сложится чек-лист требований к современному офису.
- На каком этапе необходимо обращаться к специалистам и проектным компаниям?
Е.Н.: Вести переговоры и привлекать специализированных подрядчиков необходимо на этапе составления технического задания. Специализированные подрядчики смогут изучить предлагаемые помещения на уровне инженерного обследования и составить отчет о состоянии объекта, что даст вам более развернутую характеристику пространства.
- Как правильно выстроить отношения с такими компаниями?
Е.Н.: В первую очередь не стоит скрывать какие-то требования компании в угоду экономии. Частая ошибка - это обращение к нескольким проектным компаниям с просьбой примерной оценки бюджета. Лучше заранее открыто проговорить со специалистами все цели и задачи компании, пожелания и строгие требования – так компания сможет предложить разные варианты, которые дальше можно оптимизировать под итоговый приемлемый бюджет для бизнеса.
Также не надо пытаться предусмотреть в новом офисе все самое современное, модное, новое и технологичное. Самые новейшие технологии, еще не опробованные в российских реалиях, внедрять не стоит или стоит с очень большой осторожностью. Системы мало установить – их нужно эксплуатировать, а без российских лицензий и опыта можно столкнуться с отсутствием эксплуатирующих организаций с нужной экспертизой и гарантиями. Важно изучить опыт применения тех же систем вентиляции или управления климатом в России, и уже исходя из этого принимать решение о внедрении.
- Есть ли универсальный перечень технологических решений, достойных внедрения в современном российском офисе?
Е.Н.: Для бизнеса любого масштаба важно создать в первую очередь здоровый офис. Обеспечить сотрудников комфортным климатом и рабочей средой – приоритетная задача компаний как со штатом 3000 человек, так и 30. Этот процесс регулируется не проветриванием и кондиционированием, а именно умными системами контроля влажности, температуры. Второй параметр – управление светом. Сегодня технологии позволяют использовать датчики, которые подстраиваются под световой режим для каждого сотрудника индивидуально. Воздух и свет – это то, на чем экономить нельзя, иначе никакие лаунж-зоны и просторные кухни не будут востребованы, если за столом сотруднику просто некомфортно работать.
Более индивидуально я бы посоветовала рассматривать инновации, связанные с искусственным интеллектом – умные помощники по бронированию переговорных, автоматизация анализа заполненности помещений и вакансии рабочих мест и т.д.
- Как выбирать технологии для внедрения в разных условиях арендных договоров и владения офисами?
Е.Н.: Нужно оценивать прежде всего долгосрочность вложений в технологии и скорость их окупаемости. Если мы имеем дело со зданием, которое строится под заказчика «с нуля» или находится в собственности – целесообразно вложиться в дорогостоящие решения, например, для создания систем вентиляции и кондиционирования. Если же срок аренды и пребывания в новом офисе не ясен в перспективе свыше 3-х лет, то надо понимать, что масштабные дорогие инновации нельзя будет забрать с собой в новый офис. Интеллектуальные решения по управлению светом или офисными процессами поддаются адаптации в новых условиях, вложения в них имеют смысл для компаний без сильной зависимости от сроков аренды офиса.
Екатерина Ньюман
генеральный директор Q1 Group
