Делайт 2000 выполняет проекты по созданию аудиовизуальной инфраструктуры для офисов, центров управления и центров принятия решений для компаний, которые хотят использовать современные технологии коммуникаций для построения эффективного бизнеса. Специфика работы требует, чтобы часть сотрудников работала непосредственно на объектах, часть - постоянно выезжая на встречи с клиентами и партнерами, и еще часть – только в офисе. Исторически сложилось, что несколько человек в компании постоянно работают удаленно, поскольку живут в других городах и странах, их изменения затронули меньше всего. О том, как Делайт 2000 "вошла" в эпоху удаленной работы в самоизоляции рассказал Михаил Петров, генеральный директор компании Делайт 2000.
- Как в условиях вирусной инфекции изменилась работа вашей компании:
переходит ли персонал на удаленную работу? Как проходит командная работа, какие технологии и приемы востребованы?
Михаил Петров: Мы достаточно давно используем систему унифицированных коммуникаций, уже привыкли работать в режиме видеоконференций, давно научились совместно работать над документами. Поэтому к периоду самоизоляции компания подошла, имея хороший опыт, в том числе и опыт дистанционного управления проектами и сотрудниками. В настоящее время 88% наших сотрудников полноценно работают из дома или на объектах, в то время как остальные 12% обеспечивают работу с документами, бухгалтерия, уборщицы, работающие строго по графику.
Когда ситуация в стране потребовала отправить на удаленную работу не несколько человек, а большую часть компании, сомнения вызывала только психологическая готовность сотрудников.
Перевод сотрудников на удаленную работу у нас проходил поэтапно. Сначала мы со всеми руководителями выяснили, насколько наши сотрудники способны выполнять свои должностные обязанности, работая дома. Затем провели опрос самих сотрудников, насколько они готовы работать дома с технической точки зрения: есть ли компьютеры, какие операционные системы используются, подключен ли интернет, какова его скорость и т.п. Кому-то не хватало гарнитур, мышей, клавиатур. Все это оперативно закупили. Параллельно подготовили подробные инструкции по настройке удаленного доступа.
И первые 50 человек мы перевели на удаленку в течение двух дней. Неделю наблюдали за их работой, заодно проверили работоспособность наших серверов. Руководители привыкали общаться со своими сотрудниками удаленно, контролировать рабочие процессы на расстоянии.
Когда нам в четверг сказали, что с понедельника в стране объявляется неделя выходных, пришлось уже экстренно переводить всех оставшихся сотрудников, многие процессы были отработаны. Такой постепенный переход позволил подготовить нашу ИТ-инфраструктуру, заранее выявить слабые места, перераспределить мощность серверов, скорректировать действующие в компании процедуры и регламенты.
Сейчас у каждого сотрудника, работающего дома, есть доступ к тем материалам и документам, с которыми он работал в офисе. У нас постоянно работает техподдержка, специалисты оперативно могут помочь с подключением, установкой необходимых программ.
Совместную работу осуществляем с помощью Skype for business. А сейчас еще начали использовать и MS Teams. Сотрудники по-прежнему назначают совещания в календаре, общаются, вместе просматривают документы. Ограничения в работе пока связаны с оформлением документов. Оригиналы документов нужно подписывать, ставить печати, в связи с чем мы внутри компании создали Центр обработки документов.
Немного увеличилась нагрузка на руководителей, которым приходится больше времени уделять общению с подчиненными, более четко формулировать задачи и планы, более внимательно читать все поступающие письма, чтобы не пропустить что-то важное. Каждый из них выработал свой, удобный для него формат работы с подчиненными. Кто-то ввел обязательные общие планерки в Skype for business, кто-то проводит утренние короткие переклички в чате, кто-то ежедневно общается с каждым сотрудником по очереди, некоторые попросили сотрудников каждый день предоставлять планы и отчеты по выполненным задачам.
- Какие меры принимались для работников, которые остались в офисе?
М.П.: Первые изменения в работе компании были введены еще в феврале. Тогда делегация Делайт 2000 ездила в Амстердам на выставку ISE, где участвовало большое количество компаний из разных стран, в том числе из Китая и Кореи. Там мы все соблюдали жесткие правила гигиены, а после возвращения в течение двух недель носили медицинские маски, чтобы случайно не заразить коллег.
По мере развития эпидемии стали больше внимания уделять чистоте нашего офиса – чаще делать уборку, использовать для нее дезинфицирующие средства. Затем закупили медицинские маски – чтобы любой сотрудник мог использовать их в случае ухудшения самочувствия. В туалетных комнатах поставили санитайзеры для рук.
Для тех, кто обедает в кафе в нашем офисе, был составлен график обеденных перерывов с разделением на смены, чтобы за каждым столом люди сидели по одному (по возможности люди одного подразделения). Между столиками расстояние не менее 2 м. Между сменами проводится санитарная обработка помещения.
Мы ограничили посещение офиса посторонними и ввели обязательное измерение температуры при входе в офис. Всех с температурой выше 37 сразу отправляли домой. Совещания даже внутри компании стали проводить с помощью Skype for business. Отменили все зарубежные командировки на ближайшее время. Скорее всего все эти меры сохраним в первое время после возвращения сотрудников в офис.
Кроме этого для всех сотрудников делаем информационные рассылки с рекомендациями, позволяющими обезопасить себя и своих родных.
В связи с тем, что некоторым сотрудникам все-таки необходимо приезжать в офис, был составлен четкий график дежурств, обеспечена парковка около офиса, чтобы схема их передвижений дом-офис была максимально безопасной. Рабочие места в офисе расположены на расстоянии не менее 3 метров друг от друга, каждый сотрудник обеспечен индивидуальными санитайзерами и медицинскими масками.
- Как сейчас строится ваша работа с клиентами?
М.П.: Большинство наших заказчиков – это крупные индустриальные предприятия страны, относящиеся к категории «системообразующих предприятий». Наша работа по проектам не останавливалась ни на один день, мы соблюдаем все графики и договоренности. Иначе и быть не может – наша поддержка нужна людям, чья деятельность важна для жизнеобеспечения страны.
Если вы хотите поделиться с коллегами опытом вашей компании по противодействию объявленной пандемии COVID-19, пожалуйста, отправьте нам письмо на mila@officenext.ru и мы подготовим отдельную публикацию по вашему кейсу.
