Цифровизация офиса выходит далеко за рамки внедрения интерфейсов. Ее суть — в преодолении рутины через данные и аналитику, поиске баланса между корпоративной политикой и потребностями сотрудников и трансформации внутренних решений в рыночные продукты. Именно эти темы стали ключевыми на Форуме корпоративного заказчика в рамках Business & Design Dialogue MSK 2025, организованного Officenext. Лидеры рынка – Сбер, «Ренессанс Страхование», «МТС Веб Сервисы», «Мегафон» – представили свой уникальный опыт на профильной сессии.
Партнеры сессии: CORE.XP, ЛИИС
Официальный партнер: Айтеко
Генеральный партнер: Pridex
Управление недвижимостью в эпоху цифры: баланс экономии и комфорта
Современные компании, управляющие корпоративной недвижимостью, сталкиваются с непростой дилеммой. С одной стороны, существует постоянное давление по оптимизации расходов – как крупных капитальных вложений (CapEx) в новые площади, так и текущих операционных затрат (OpEx) на содержание существующих. С другой стороны, стоит амбициозная задача создать для сотрудников максимально комфортную и беспрепятственную среду, особенно в условиях гибридной работы и перемещений между офисами.
Как отмечает Константин Баев, директор направления «Интеллектуальная система управления офисом» Pridex Technology, ключевая сложность заключается в поиске баланса между этими зачастую противоречивыми целями. Бизнес требует эффективности и снижения издержек, а пользователи – простоты и удобства. «Найти баланс критически важно, так как сотрудники неохотно устанавливают лишние приложения и нажимают дополнительные кнопки», – говорит он. Важно не только внедрять технологий, но и мотивации к их использованию. Назар Назаров, руководитель направления «Цифровой офис» ЛИИС привел в пример компанию Leroy Merlin, которая для стимулирования использования системы бронирования приняла жесткое правило: сотрудник просто не может попасть в офис, пока не забронирует себе рабочее место через эту систему.
Для повышения вовлеченности в офисную жизнь в «МТС Веб Сервисы», объединившей IT-активы МТС, есть планы по внедрению геймификации с внутренней валютой, рассказал Сергей Маслин, директор департамента операционного управления компании. По его словам, сотрудники смогут зарабатывать ее за ранние визиты в офис, исследование офисных локаций, технологоий и активность в event-зонах, и конвертировать в мерч, обучение или билеты на профильные конференции.
Будущее управления пространством эксперты напрямую связывают с глубокой аналитикой. Собираемые сегодня данные – тепловые карты посещаемости, статистика использования переговорных – формируют фундамент для интеллектуальных систем завтрашнего дня. Как прогнозирует Назаров, к 2030 году на их основе появятся ИИ-ассистенты, способные автоматизировать рутинную отчетность и предоставлять аналитику для стратегических решений по оптимизации пространства. Технологический сдвиг подтверждает Михаил Каплун, директор департамента управления проектами строительства и внутренней отделки помещений CORE.XP, ссылаясь на прогнозы DeepSeek и Яндекс.GPT. «Физическое и цифровое пространство сливаются, человек останется в центре процессов, его роль сместится в сторону креатива, искусственный интеллект заменит все».
В свете этих грядущих изменений осознанный подход к выбору цифровых решений становится критически важным, подчеркивает Назаров. Ярким примером такой сознательной политики цифровизации он называет компанию Smart Group. Там функциональные требования к цифровому офису прописываются исключительно детально – вплоть до инженерных и цифровых последствий каждого шага сотрудника.
Как крупные компании управляют коммерческой недвижимостью
Осознанный подход – от стратегического видения до детальной проработки – сегодня воплощают ведущие компании, решая задачи управления коммерческой недвижимостью. «Ренессанс Страхование» создал цифровой портфель недвижимости, который централизовал управление 150 арендованными объектами, ранее контролируемыми всего двумя сотрудниками через Excel и телефонные отчеты. «Интерактивная платформа с цифровыми паспортами объектов (фото, сроки аренды, ставки, история ремонтов) резко повысила прозрачность, снизила ошибки и даже принесла пользу другим отделам – маркетингу для контроля бренд-стандартов и охране труда для управления чек-листами», – рассказал Александр Носовский, управляющий директор департамента административно-хозяйственного обеспечения «Ренессанс Страхование». Планы включают внедрение машинного зрения для анализа фотографий объектов и интеграцию финансовых метрик.
МТС, объединив IT-активы в «МТС Веб Сервисы», заявляет обуровне автоматизации, близком к 100%. По словам Маслина компания использует гибридную модель: мощный сервисный бэк-офис (единое окно через портал, приложение, сервис-деск) сочетается с технологиями self-service, минимизирующими ручные контакты. В экосистему входят уникальные решения, например сеть постаматов для доставки оборудования в регионы (ускорившая онбординг на 32%) и вендинговые автоматы для выдачи гаджетов (их предпочитают 94% сотрудников).
От внутренних разработок к рыночным решениям: эволюция корпоративных сервисов
Тенденцией последних лет стало появление внутри крупных компаний уникальных цифровых сервисов для управления недвижимостью и офисным пространством. Эти решения, рожденные из конкретных внутренних нужд, часто демонстрируют такую эффективность, что компании начинают задумываться об их коммерциализации, адаптируя для потребностей рынка.
Сбер начал цифровую трансформацию своей обширной недвижимости еще в 2016 году. Преодолев первоначальное сопротивление, банк превратил сотрудников в драйверов изменений и создал на базе agile целую экосистему узкоспециализированных продуктов. Результатом стал 15%-ный рост эффективности использования пространства и экономия операционных расходов. Технологии — не цель, а инструмент для переориентации сотрудников на высокоуровневые задачи, уверен Богдан Ватулин, директор проектов по цифровой трансформации департамента недвижимости и эксплуатации СберБанк.
В арсенале Сбера – мониторинг рабочих мест через камеры для анализа занятости, робот-аналитик для отслеживания договоров, внутренний аналог GigaChat для работы с документами и предиктивные модели для прогноза аренды и отчетности. Компания активно развивает собственную платформу управления недвижимостью, постепенно уходя от немецкой SAP, и создает набор взаимосвязанных продуктов: реестр объектов, СберОфис (управление пространством и бронирование), геоаналитика (мониторинг арендных ставок на рынке для оптимизации портфеля), система управления загрузкой помещений, калькулятор ROI и CRM для управления жизненным циклом объектов.
Аналогичный путь прошла и компания «Мегафон», перейдя от разрозненных систем и Excel к собственной платформе учета рабочих мест на React.Net. «Платформа автоматизировала привязку 16 тысяч рабочих мест к структуре компании, она интегрирована с внутренней базой данных по недвижимости Hyperion Reality», – рассказала Татиана Амелюшкина, руководитель отдела по управлению недвижимостью и офисным пространством Административного департамента. В модернизированную версию добавили данные по оценке эффективности объектов – эксплуатации, ремонтам, финансам, которые визуализируются в дашбордах для принятия быстрых решений. Решение обеспечило оптимизацию трудозатрат, внешних инвестиций и освобождение 500 рабочих мест в московском офисе.
Перспективным для рынка Юлия Жогло, руководитель отдела по административной поддержке МегаФон считает их внутренний marketplace для перепродажи ненужной мебели сотрудникам, который решает проблему захламленности, экономит более 1700 рабочих часов в год, приносит дополнительный доход и снижает затраты на новую мебель. Продукты «Мегафона», как и продукты Сбера, потенциально готовы к пилотированию на рынке, но требуют кастомизации под специфику заказчиков.
Путь от решения внутренних проблем через уникальные цифровые сервисы к их потенциальному выводу на рынок становится все более характерным для крупных игроков, формируя новый ландшафт решений для умного управления корпоративной недвижимостью.
