Как не разочаровать сотрудников, окупить реновацию за три года и почему берёзки могут стоить дороже всего ремонта
Одна из сессий форума Бизнес и Дизайн Диалог, который прошел в Москве в конце мая, была посвящена офисной реновации и собрала тех, кто прошёл через это испытание и кому есть, что рассказать и от чего предостеречь.
Партнёр сессии – MANUFAQTURY
Модератор – Ольга Володина, генеральный директор и сооснователь
MANUFAQTURY.
Четыре вещи, которые навредят любому проекту
Николай Миловидов, сооснователь архитектурного бюро AQ, сразу предупредил, что пришёл с нотациями, а не с удачными кейсами и красивыми картинками. Потому что красивые картинки – это именно то, с чего начинаются самые распространённые ошибки.
Первая – разрыв между ожиданием и реальностью. Причина почти всегда одна: ТЗ на одну-две страницы или вовсе его отсутствие.«ТЗ должно стать вашей Библией, и никто никогда не видел тоненьких священных текстов».
Вторая – игнорирование инженерии при выборе локации. Компании считают соотношение людей и метров, но забывают про киловатты и воздух. «Переделать архитектуру ещё можно. Переделать инженерию, когда жизнь уже началась, – у вас просто не начнётся жизнь после ремонта».
Третья ошибка – неправильная работа с ожиданиями сотрудников. Пример Яндекса: там собирали хотелки через семинары с «лидерами рабочих мест», включая заведомо несбыточные вроде бассейна на крыше. Важно не выполнить всё, а дать людям почувствовать, что их услышали.«Несбывшиеся ожидания намного опаснее, чем их отсутствие. Если вы провели демократическую процедуру и выбросили список – лучше вообще не собирайте».
Наконец, четвертая ошибка – придумать офис без учета логики ваших бизнес-процессов. Каким бы он ни был красивым, трендовым и технологичным, главное может остаться неучтенным, и пространство не будет работать должным образом. В этом плане лучший кейс из практики бюро – букмекерская компания, собственники которой потратили три часа, объясняя архитекторам логику своего бизнеса. В итоге планировочное решение и бизнес-процессы совпали один в один. Компания уже заказывает второй офис.
Цифровизация без иллюзий: агент аналитики вместо таблиц в Excel
Виктория Сохор, руководитель административного отдела MWS AI, описала парадокс, с которым сталкиваются многие: система бронирования показывает загрузку офиса на 90%, а по факту он заполнен на 60%. Места забронированы, но не заняты на самом деле.
Решением этой проблемы в одном из офисов стало внедрение агента аналитики и интеграция системы бронирования со СКУДом: теперь видно, кто забронировал и кто реально пришёл, а аллокация расходов благодаря соотнесению полученных данных с оргструктурой и стоимостью рабочих мест идёт на конкретные отделы. Так у бизнеса появляется реальная картина по финансам и затратам.
Еще одна распространенная боль – система заявок. Одно мероприятие часто требует заявок в несколько разных мест – гостевой пропуск, IT, кофе, уборка. Внедрение системы «умных заявок» позволяет собрать все это в одном интерфейсе.
«Цифровизация – это не просто установка софта. Это возможность, к примеру, безболезненно отказаться от лишних рабочих мест, избавиться от ручного труда и дать каждому руководителю инструмент для принятия решений». Самым сложным в этом плане является объяснить сотрудникам, что система следит не за ними, а за эффективностью пространства.
Dr. Reddy's: 20 лет в одном офисе и реновация с акцентом на здоровье
Наталья Колоденко, руководитель административного отдела Dr. Reddy's, представила кейс, где все решения подчиняются идее:офис фармацевтической компании должен сам быть про здоровье.
Двадцать лет в одной локации – это осознанный выбор компании. Новокузнецкая, историческая застройка, Третьяковка в пешей доступности. Опрос сотрудников продемонстрировал однозначное мнение: только реновация, никакого переезда. Концепцию архитектурного бюро AQ команда приняла без единой правки.
Из решений, которые работают в этом офисе: подъёмные столы почти везде – не дань моде, а позиция компании, которая продаёт в том числе препараты от боли в спине. Датчики CO₂, живая зелень, «зелёные шкафы» в опенспейсе, вокруг которых сотрудники предпочитают занимать места. Кабинет медика, где можно открыть больничный без очередей.
После открытия нового офиса компания вошла в число лучших работодателей фармацевтической отрасли по версии HeadHunter, приток молодых сотрудников вырос, план продаж перевыполнен. «Наш новый офис точно способствовал этому».
Уралсиб: гибкий офис как способ окупить реновацию за три года
Ирина Мамедгасанова, старший вице-президент по управлению имуществом Банка Уралсиб, представила самый прагматичный подход – и, возможно, самый масштабный по результатам.
Предыстория: до 2020 года идея удалёнки в банке воспринималась как риск. Когда 9 000 сотрудников ушли на удалёнку, а 300 офисов площадью 230 000 кв. м опустели, оказалось: ни один процесс не встал. Это изменило подход компании.
Так родился проект/подход «гибкий офис», который лёг в основу управления пространствами банка. Это так называемая реновация с умом: любые инвестиции в ремонт должны окупаться за три года. Механика такая: команда анализирует реальную загрузку и убеждает руководителей сокращать площади без потери комфорта. Например: зачем стол 160 см, если достаточно 140-го? На тех же метрах помещается в полтора раза больше людей. Освободившиеся площади в собственных зданиях сдаются или продаются, арендованные – возвращаются собственнику. Доход финансирует IT-инфраструктуру и саму реновацию.
За пять лет банк оптимизировал около 25% офисных площадей – порядка 15 000 кв. м, – при этом количество сотрудников выросло на 20%. Удовлетворённость физическими условиями работы согласно опросам по методике Happy Job выросла на 16% и приблизилась к лучшим показателям по отрасли.«Люди стали довольнее, и цифры это подтверждают».
Avito: как работать с ожиданиями
Анна Долгова, административный директор Avito, рассказала о двух реновациях, которые шли параллельно и преподали неожиданный урок про управление ожиданиями.
Шестой этаж московского офиса получил полноценную реновацию: концепция «поиск сокровищ в джунглях», три с половиной тысячи растений на 2 500 кв. м, автополив, фитоосвещение, акустический фетр на стенах. Концепцию выбирали голосованием три тысячи сотрудников.
Четвёртый этаж – лёгкий ремонт: сотрудников честно предупредили, что полной реновации не будет, зато все окажутся вместе. Концепция «гармония и баланс», переговорные названы именами мыслителей – Кант, Лаоцзы, Гюго с цитатами на стенах.
Когда оба этажа открылись почти одновременно, сотрудники четвёртого начали сравнивать. Тоже захотели много зелени, более продуманную планировку. Сейчас этаж дорабатывается: добавили 2 000 растений, акустические разделители, открыли арт-пространство с выставками работ сотрудников – очередь уже расписана.
Какой вывод: несмотря на полученное в моменте согласие сотрудников на лёгкий ремонт, психология такова, что люди будут сравнивать и ждать большего. Это нужно иметь в виду.
Циан: офис, который не закрывался на ремонт
Фёдор Наумов, административный директор Циана, рассказал о реновации с минимальным бюджетом, без арендных каникул и с берёзами, которые потом снились.
Генподрядчик занимался только косметическим ремонтом, все дизайнерские решения осуществлялись силами команды. Ремонт шёл параллельно с работой: офис разделили на три блока и не закрывали полностью. Опрос показал, что людям важнее оставаться, не уходить на период арендных каникул, чем избежать шума стройки.
Первоначальная концепция от дизайнера оказалась слишком холодной. Команда переработала её сама: неоновые элементы вместо дорогих панелей, стойка ресепшн из стеклянных кирпичей, собранных вручную на заводе – разборная, чтобы при необходимости перевезти ее на новую площадку. Люстре из каталога за 100 000 рублей нашли замену за 15 000.
Отдельная история – с берёзами. Идея родилась на корпоративе в славянском стиле, захотелось перенести атмосферу в офис. Что повлекла за собой инициатива: поездку на лесопилку, замеры каждого ствола, индивидуальные металлические платформы с завода, согласование с охраной труда.«На берёзы у меня ушло больше сил, чем на весь остальной ремонт. Они мне снились. Но эффект был».
Исследование перед реновацией привело к интересным выводам: зумеры и миллениалы хотят примерно одного и того же. А климат и вентиляция одинаково важны для всех поколений без исключения.
Итоги сессии
Реновация начинается задолго до первого забитого гвоздя и не заканчивается в день переезда. Подробное ТЗ, работа с ожиданиями сотрудников, внимание к инженерии и готовность дорабатывать офис после открытия – вот что отличает проекты, которые несут пользу бизнесу, от тех, что красиво выглядят только на рендерах.
Рекомендуем посмотреть видеозапись сессии целиком. В тексте – только малая часть сказанного.
Фотографии мероприятия
Генеральный партнер форума – Pridex.
Стратегические партнеры – MANUFAQTURY, CORE.XP, Айтеко.
В 2027 году форум Бизнес и Дизайн Диалог состоится 3-4 июня на площадке MTC Live Холл.
