О том, каким должен быть офис прогрессивной международной компании, рассказала Ольга Хорасанова, Директор Департамента офисной недвижимости и административных услуг.
В чем идея вашего офиса в Москве?
Наша глобальная концепция построения нового офиса - Офис, в котором удобно работать с привлечением инновационных технологий. Это офис, в котором реализован основной принцип Workplace 2.0: «Мы стремимся минимизировать рабочее пространство и увеличиваем пространство для взаимодействия» («Office is a place for collaboration»). Офис для Аксенчер - это офис для коммуникаций и эффективного взаимодействия.
Почему для вашей компании такой подход наиболее оптимален?
Аксенчер - глобальная компания с едиными принципами в области использования офисной недвижимости по всему миру. Мы хотим, чтобы наши офисы имели единый стиль и концепцию управления. Для чего мы это делаем?
Мы - международная компания. Для выполнения проектов в той или иной стране мы можем привлекать экспертов Аксенчер из других стран. Хорошо, когда у эксперта возникает картинка понятного и привычного офиса, где уровень поддержки не отличается от того, к которому он привык в родной стране, либо в любом другом офисе компании. Таким образом мы достигаем прозрачности в управлении офисом и сервисных услуг, которые мы предлагаем на локальном уровне, соответствующих международным стандартам Аксенчер. Основной принцип - это удобство и комфорт на глобальном уровне для каждого сотрудника нашей компании, что дает положительный результат для продуктивного построения бизнеса.
Как вы организуете офисное пространство? Московском офисе Аксенчер работает порядка 650 сотрудников. В процессе построения нового офиса мы создали 21 кабинет для руководителей направлений, 3 комнаты для интервью, 3 "фокус"-комнаты, где могут работать команды для подготовки к проекту. Также есть комната для взаимодействия, оборудованная новой разработкой Steelcase -Media: Scape. Кроме того, мы построили конференц-центр вместимостью до 40 человк, который используем для внутренних переговоров и для переговоров с нашими клиентами и партнерами. Принципы управления офисным пространством - это незакрепленные рабочие места. Если есть необходимость работать в офисе, место резервируется с помощью программы EMS ( Event Management System). Наши сотрудники часто выполняют проектные задания на территории клиентов. А предпроектная стадия разработки чаще всего происходит у нас в офисе, - именно для этого мы организовали "фокус"-комнаты для проектных групп. Результат намного эффективней, чем когда работа проходит в команде. В московском офисе "коэффициент присутствия" - 3 сотрудника на одно место. Этот же коэффициент в офисах Аксенчер с развитой практикой, таких как офисы Великобритании и США, а также Западной Европы намного больше и может достигать 8-9 человек на одно рабочее место. Этому есть вполне логичное объяснение, так как рынок России отличается с точки зрения работы проектной группы на территории клиента. Часто у проектной группы в России просто нет возможности работать на территории клиента, а аренда дополнительных помещений под проект "утяжеляет" его с точки зрения операционных расходов.
Как сотрудники воспринимают новую концепцию в организации офисного пространства и как происходит распределение мест в офисе?
Молодые сотрудники быстро адаптируются и воспринимают новый стиль работы - office can happen everywhere. Для поддержания такого стиля работы у нас есть еще зоны - неформального общения, зоны для быстрых переговоров и, конечно, у нас очень серьезная IT - поддержка для мобильной работы.
Если мы говорим о более высоких позициях - есть зоны для работ старших менеджеров и руководителей направлений. Ассистенты помогают этим двум категориям управлять рабочими местами и бронируют для них помещения и переговорные комнаты для встреч. Мы используем единую систему бронирования (EMS) по всему миру и делаем это через сайт компании. Если сотрудник едет в другой офис, он может забронировать себе виртуально рабочее пространство и в другом офисе. В дополнение к этому у всех сотрудников есть IP-телефон, который позволяет создать виртуальный образ присутствия в любом офисе Аксенчер.
Бронирование фокус и переговорных комнат происходит с помощью Room Wizard (RW) оборудования и EMS системы. Благодаря этому у менеджмента компании есть полное представление об использовании офисного пространства.
Тем сотрудникам, которые находятся в офисе, мы также выдаем локеры (рабочие ячейки) и просим оставлять рабочее пространство в конце рабочего дня чистым от бумаг и личных вещей. Каждое утро мы обходим наши помещения и готовим их для работы сотрудников.
Аксенчер - это международная компания, с развитой сетью глобального присутствия. Как решается вопрос глобального объединения и коммуникаций?
Уверена, что для многих международных компаний - это один из важнейших вопросов, - как объединить всех. Компания, которая работает как единый целостный организм - это эффективная технологичная компания. Технологии, которые мы применяем у себя в офисе, также используются и в остальных офисах Аксенчер. Мы используем IP-телефонию не только на локальном уровне, но и на международном. Сотрудник из любого международного офиса Аксенчер может подключить свой личный номер в нашем офисе и работать в привычном для него режиме. Мы также активно используем систему телеконференций и телепрезентаций. К такой системе одновременно может быть подключено до 20 городов. Благодаря хорошему каналу, минимальной задержки в передаче сигнала и единой концепции переговорных зон создается впечатление, что участники работают все вмести и на одной площадке. Если рассмотреть дизайн офиса. Офис Аксенчер имеет много насыщенных ярких цветов - красный, оранжевый, голубой.
Это обусловлено требованиями бренд бука или какими-то предпочтениями персонала?
Конечно, самостоятельно мы не могли принять окончательное решение по дизайну офиса и утверждали все на глобальном уровне в силу корпоративных правил. Что касается бренд бука, то он дает широкие возможности в данном случае и не ограничивает нас в выборе цветовых решений. Важно, что вся система поддержки и сервиса офисов везде реализована на едином высоком уровне.